Standardit, säännöt, formaatit, järjestelmät

Tässä osiossa on johdattelua kuvailutyöhön: mitä säännöt, formaatit ja järjestelmät ovat kuvailijan työssä. Samalla tutustut alustavasti myös käsitteisiin, joita esiintyy oppimateriaalissa. Alkuvaiheessa riittää, että lukaiset osion läpi ja tutustut linkkien kautta löytyviin aineistoihin. 

Kuvailutyöhön kuuluu teosten metatietojen tallennus erilaisten standardien mukaan. Tiedon löytyminen ja yhdistely varmistuu, kun samaa asiaa kuvaavat tiedot tallennetaan samalla tavalla. Suomessa kuvailutyössä käytetyimmät standardit ovat RDA-kuvailusäännöt sekä MARC 21 -formaatti. 

Pelkistetysti voidaan sanoa, että kuvailutyö on sitä, että teoksesta tallennetaan kuvailusääntöjen mukaiset tiedot kirjastojärjestelmään formaatin avulla. Mutta ihan tällä ei vielä pärjätä. Kuvailija käyttää apunaan esim. yhteisiin sopimuksiin perustuvia ohjeita ja sanastoja, joihin tulet tutustumaan pikku hiljaa tämän oppimateriaalin avulla. Kuvailijan työpöydälle on kerätty linkkejä materiaaleihin, jotka ovat läsnä kuvailijan työssä.

Kuvailusäännöt

Metatietojen tallennuksessa noudatetaan kirjastoissa kansainvälisiä kuvailusääntöjä. Kuvailusäännöt määrittelevät, mitä tietoja kohteesta tallennetaan, mistä tieto otetaan ja miten tieto esitetään.

Suomessa ovat käytössä RDA-kuvailusäännöt, jotka löytyvät RDA Toolkit -palvelusta.

Lisätietoja RDA-säännöistä löydät luvusta Perusasioita RDA-kuvailusäännöistä seuraavalta sivulta.

.

Formaatti

Formaatti määrittelee, miten metatieto (kuvailutieto) tallennetaan ja esitetään kirjastojen tietokannoissa. Formaatin avulla muutetaan kuvailusääntöjen määrittelemä metatieto sellaiseksi, että sitä voidaan koneellisesti käsitellä. 

Suomessa käytetään laajalti kansainvälisesti käytössä olevaa MARC 21 -formaattia.

MARC 21 -formaatin rakenteeseen saat lisätietoja kurssin luvusta Opi lukemaan MARC 21 -formaattia.

Formaatin suomenkielinen käännös löytyy löytyy Kansalliskirjaston sivuilta:

⇒ MARC 21 -yhtenäisformaatit

Yhteisen standardin mukaisen kuvailuformaatin käyttö mahdollistaa sen, että metatietoja voidaan kopioida helposti järjestelmästä toiseen. 

Järjestelmät

Järjestelmä on atk-ohjelmisto, joka mahdollistaa kuvailutiedon tallennuksen formaatin mukaisesti sekä tiedon haun. Kirjastojärjestelmälle on tyypillistä, että siinä on yhdistetty eri toimintoja (kuvailu, lainaus, hankinta). Asiakkaille järjestelmä näkyy yleensä internetin kautta käytettävänä käyttöliittymänä, jonka kautta asiakas voi tehdä tiedonhakuja, varata aineistoa tai uusia lainojaan. Korkeakoulukirjastoilla on käytössä tällä hetkellä Ex Libriksen Alma- ja avoimen lähdekoodin Koha-kirjastojärjestelmät. Yleisillä kirjastoilla on käytössä mm. Koha ja Aurora. Asiakkaille käyttöliittymänä on Finna.

Yhteisen kansallinen kuvailutietojen muodostaman metatietovaranto Melindan teknisenä alustana on Aleph. Osa Melinda-kirjastoista käyttää kuvailuun Alephin luettelointisovellusta.